3.4 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUALDE PROCEDIMIENTOS.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.

UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

COMENTARIO.

Es de suma importancia importancia los Manuales de procedimientos ya que son documentos escritos que concentran en forma sistematica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempño y cursos de accion que deberan seguirse para cumplir con los objetivos.

3.3 EL MANUAL DE POLITICAS

Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

• Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
• Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
• Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
• Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Ventajas de los manuales de Políticas:

• Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.
• Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.
• Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.
• Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
• Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
• El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Políticas:

• Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

• Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

Contenido del Manual de Políticas:

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

1. Índice
   Objetivos del Manual
   Alcance
   Como usar el manual
   Revisiones y recomendaciones
2. Introducción
3. Organigrama
4. Declaraciones de Política

COMENTARIO.

El manual de politicas estudia procedimientos de la organizaicon, ya que nos es muy necesario como instrumentos de adiestramiento, ya que con ellos analisamos o revisamos los procedimientos de un sistema, ya que se define perfectamente las politicas y/o normas que circunscriben el marco general , es un documento que contiene la descripcion de actividades que deben seguirse en la realizacion de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas, incluye puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacion.

Por lo cual nos permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcion de tareas,  ubicacion, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucion.

Conceptos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". Agustín Reyes Ponce

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

ANTECEDENTES

El uso de los manuales data de los años de la Segunda Guerra Mundial. Éstos formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instruía a los soldados en las actividades que se deberían desarrollar en campaña.

Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especialización y a la división del trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeño, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional.

Por tal motivo, los primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorandum, instrucciones internas etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. Ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales administrativos.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos.

Permiten cumplir con los siguientes objetivos:

2. Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
3. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

4. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
5. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, Facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

5. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas Administrativas.

6. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 

7. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 

9. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
10. Interviene en la consulta de todo el personal. 
11. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
12. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 
13. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
14. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 
    ñ) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 
15. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. 
16. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos

COMENTARIO.

Los manuales de organizacion de suma importancia ya que ayuda para todo medio de comunicacion y sobre todo para una buena coordinacion la cual nos guia para una ordenada sistematica de cualquier organizacion, ya que nos sirve como medio de integraciòn al personal de nuevo ingreso, ya que es un instrumento de trabajo el cual de de suma necesidad por ser una herramienta indispensable dentro de una empresa.